El panel dice cancelado, la cola del mostrador ya es larga y nadie explica qué pasa ahora. Las decisiones que tomes en esta primera hora valen más que todo lo que hagas en los meses siguientes, porque determinan dónde dormirás esta noche y con qué pruebas contarás cuando reclames el dinero. Este es el orden en que conviene moverse.
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Primera decisión: eliges tú, no la compañía
Las alternativas del artículo 8 son 2 y la elección corresponde al pasajero: el reembolso íntegro del billete en el plazo de siete días o el transporte alternativo hasta el destino final en la primera ocasión disponible. La aerolínea tiene que ofrecer ambas.
No aceptes la primera propuesta por inercia.
En el mostrador suele presentarse de oficio una sola opción, normalmente la reubicación en el vuelo del día siguiente, como si fuera la única existente. Si prefieres el reembolso y renunciar al viaje, tienes derecho a obtenerlo; si quieres llegar igualmente, el transporte alternativo debe ofrecerse en la primera ocasión útil y no necesariamente en un vuelo de la misma compañía.
Este último punto es donde más se gana insistiendo. Una aerolínea cuyo primer asiento libre está a dos días debe valorar la reubicación en otro transportista, y pedirlo de forma expresa en el mostrador cambia el resultado con frecuencia. Comprueba además sobre qué se calcula el reembolso: el Reglamento habla del precio íntegro del billete, tasas y servicios accesorios incluidos.
Segunda decisión: exige la asistencia del artículo 9
Las prestaciones debidas por el transportista son 3 y ninguna depende del motivo de la cancelación: comida y bebida proporcionadas a la duración de la espera, alojamiento en hotel con el traslado correspondiente si la salida pasa al día siguiente, y dos comunicaciones telefónicas o electrónicas.
La asistencia se debe aunque la compensación no proceda.
Es la distinción que el personal del mostrador rara vez aclara. Si la cancelación obedece a una circunstancia extraordinaria genuina, los 250 o 600 euros no se devengan, pero la cena, el hotel y el traslado siguen corriendo íntegramente a cargo del transportista. Son dos obligaciones jurídicamente separadas y la segunda no admite excepciones.
Si en el mostrador no ofrecen nada, paga tú y reclama después. Conserva el ticket con el desglose de conceptos, porque el resguardo de tarjeta con el importe suelto genera casi siempre una objeción, y anota la hora a la que pediste asistencia: ese dato acredita que la compañía pudo cumplir y no lo hizo. Los gastos deben ser razonables, es decir, un hotel cercano al aeropuerto y no una suite en el centro.
¿Nadie te ha ofrecido cena ni hotel? Solicita una valoración gratuita que incluya los gastos.
Tercera decisión: reúne las pruebas ahora
Los elementos que hay que guardar en este momento son 5: una foto del panel con la mención de cancelación, la comunicación recibida de la compañía, la tarjeta de embarque o la confirmación de reserva, los tickets de los gastos y el nombre de quien te atendió en el mostrador.
La foto del panel vale más que todo lo demás.
Meses después, reconstruir la hora exacta y la redacción del aviso resulta difícil, y los rastreadores gratuitos conservan los datos históricos durante ventanas breves. Una captura hecha sobre el terreno zanja en un segundo una discusión que de otro modo cuesta horas de búsqueda y que, en aeropuertos pequeños, puede acabar siendo imposible.
Pregunta el motivo de la cancelación y déjalo por escrito. Si te dicen de palabra que se trata de una avería técnica, anota hora, nombre y formulación exacta: esa declaración contradice una negativa posterior basada en el mal tiempo, y la contradicción pesa ante el juez. Fotografía el panel completo y no solo tu vuelo, porque si el resto salió con normalidad esa imagen desmonta de antemano la excusa meteorológica.
Cuándo corresponde realmente la compensación
Los presupuestos son 2 y deben concurrir a la vez: cancelación comunicada con menos de 14 días de antelación y ausencia de una circunstancia extraordinaria acreditada por el transportista. El importe va de 250 a 600 euros por pasajero según la distancia del trayecto.
El preaviso se cuenta desde la comunicación.
Una cancelación anunciada quince días antes no genera derecho alguno; una anunciada trece días antes sí, salvo que el transporte alternativo ofrecido respete las franjas horarias ajustadas del artículo 5. Es un umbral neto, y la prueba de la fecha de comunicación la aporta el correo o el mensaje que recibiste.
Sobre las circunstancias extraordinarias la jurisprudencia ha fijado límites claros. La avería técnica surgida en la operativa normal no exime tras Wallentin-Hermann C-549/07 y van der Lans C-257/14; la huelga del personal de la compañía tampoco tras Krüsemann C-195/17; el mal tiempo solo exime si se documenta sobre el vuelo concreto, como detalla la página sobre el mal tiempo.
En los días siguientes: cómo se presenta la reclamación
Los pasos son 3 y se recorren en este orden: la solicitud escrita a la compañía por el canal que ella misma indique, la reclamación ante AESA cuando no llega respuesta, y la demanda judicial si el objetivo es cobrar. Cada transportista tiene su propio formulario y sus propios plazos declarados.
Escribe pronto, mientras recuerdas los detalles.
Los plazos anunciados varían mucho: Ryanair apunta a diez días en su formulario EU 261, easyJet pide veintiocho días antes de que el pasajero acuda a terceros, Wizz Air declara treinta días para aceptar o rechazar, y Iberia, Vueling o Air Europa no publican ningún compromiso temporal en sus páginas.
En la solicitud incluye a todos los pasajeros de la reserva, menores incluidos, porque la compensación corresponde a cada uno por separado: una familia de cuatro en un trayecto de 400 euros reclama 1.600 euros. Pide la transferencia con un IBAN a tu nombre y adjunta los tickets de los gastos. El modelo de carta reúne las referencias del Reglamento (CE) 261/2004 que conviene citar.
Si la compañía rechaza o no contesta
Las vías restantes son 3: la reclamación ante AESA, gratuita y electrónica para los vuelos que salen de España; la Junta Arbitral de Transporte allí donde la compañía se haya adherido; y la demanda judicial, sin abogado ni procurador por debajo de 2.000 euros.
AESA no dicta una orden de pago.
Verifica el cumplimiento del Reglamento y puede sancionar al transportista, pero el pasajero no cobra por esa vía. Su valor está en el expediente: obliga después a la compañía a defender ante el juez una posición que el regulador ya ha cuestionado, y eso cambia con frecuencia su disposición a negociar antes de la vista.
El plazo en España es de 5 años desde la fecha del vuelo, conforme al artículo 1964 del Código Civil, según recoge la página sobre el plazo de reclamación. En la demanda judicial puedes elegir el foro del lugar de salida o el de llegada en virtud de Rehder C-204/08, y la reclamación ante AESA explica el trámite previo paso a paso.
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Fuentes
Derecho de elección entre reembolso y transporte alternativo, contenido de la asistencia debida, umbral de catorce días de preaviso e importes de la compensación: Reglamento (CE) 261/2004, artículos 5, 7, 8 y 9, EUR-Lex, CELEX 32004R0261. Sentencias del Tribunal de Justicia: Wallentin-Hermann C-549/07, van der Lans C-257/14, Krüsemann C-195/17 y Rehder C-204/08, en curia.europa.eu. Plazos de respuesta declarados por los transportistas: páginas oficiales de Ryanair, easyJet y Wizz Air, consultadas el 25 de agosto de 2026; Iberia, Vueling y Air Europa no publican plazo en las páginas examinadas. AESA, apartado de derechos de los pasajeros.
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para casos complejos acude a un abogado o a una asociación de consumidores.
